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博天亞分享|一份現場審核準備清單,請查收

發布日期:01月06日 10:08    瀏覽次數:73     關鍵字: 資訊 新聞

這有一份現場審核準備清單,請查收!

審核是一項通過審核員系統發現審核線索,經過獨立地判斷形成發現問題,最終為客戶提供有價值的審核結論的服務過程。如何實施有效審核,筆者從職業道德建設和審核準備工作兩個方面,談一下自己的拙見,如有不對之處,請各位老師斧正。

職業道德不放松

作為一名審核員,應具備恪盡職守、獨立客觀、公正表達、職業勝任、合理謹慎、保守秘密、廉潔奉公的基本審核職業道德。


博天亞分享|一份現場審核準備清單,請查收


具體如下

(1)恪盡職守就是審核人員應當遵循認證基本規范和認證規則從事認證審核活動,敬業高效,嚴謹細致,認真履行審核職責,保證審核工作質量。

(2)獨立客觀就是審核人員應當以適當、充分的審核證據支持審核結論,實事求是地形出審核評價和處理審核發現的問題。對于可能損害審核獨立性的情形,審核員應主動回避。例如:審核員在制訂客戶的抽樣方案時,不應簡單抽取2-3個樣本,應更多從樣本總體數量、分布情況和各個樣本的差異性和代表性等因素考慮抽樣數量。同時,審核員即不偏聽偏信客戶的一面之詞,又不草木皆兵,擴大抽樣范圍或數量。

(3)公正表述就是審核人員應當堅持原則,不屈從于外部壓力;不歪曲事實,不隱瞞發現的問題;廉潔自律,不謀取私利;維護公共利益。

(4)職業勝任就是審核人員應當具備與其從事審核業務相適應的專業知識、職業能力和工作經驗。如:審核員應可以判斷產品設計、生產、安裝和服務開發的過程活動的充分性;關鍵活動控制的有效性;適用的法律、法規、技術標準及其他要求的符合性以及與客戶環境的適宜性。

(5)合理謹慎就是審核人員執行審核業務時,除了應當合理運用職業判斷,保持職業謹慎,對可能存在的重要問題(如:過程策劃、各部門之間的協調、措施結果)保持警覺,并審慎評價所獲取審核證據的適當性和充分性,得出恰當的審核結論。

(6)保守秘密就是審核人員應當保守其在執行審核業務中知悉的國家秘密、商業秘密;對于執行審核業務取得的資料、形成的審核記錄和掌握的相關情況,未經批準不得對外提供和披露,不得用于與審核工作無關的目的。

(7)廉潔自律:審核員不得利用自己的身份、地位和所掌握的受審核方的資料和情況為自己和其他人員謀取私利,不得向受審核方索賄受賄,不得以任何方式接受禮品和其他好處,也不得向受審核方提出超越工作正常需要之外的個人要求,審核員注重自己的儀容儀表、舉止談吐,堅持文明審核,保持良好的職業形象。

審核準備要充足

審核準備工作可分為審核組長準備和審核能力的準備兩個部分。

一、 審核組長準備

審核組長對受審核方的體系文件進行文件審查,必要時,與客戶代表聯系,確認和澄清相關事宜。審核組長應在文件審查中獲取以下信息,作為編制審核計劃的輸入信息:


1) 審核單位名稱、地址與多場所分布及其經營范圍(產品和服務種類)


2) 組織結構、職責范圍、權限劃分;


3) 適用的法律法規、技術規范及其執行證據情況;


4) 方針、目標的分解和執行情況;


5) 體系文件的策劃情況;


6) 體系績效評價情況;


7) 管理評審和內部審核及其執行情況;


8) 組織是否大量使用了信息技術或數據庫系統等大型軟件情況;


9) 組織的環境識別情況(經濟環境、行業狀況及其他外部因素)


10) 以往不符合項或觀察項及整改情況;


11) 需要了解的其他情況。


審核組長在編制審核計劃時,除了滿足認可規范要求外,還應關注以下因素:


1) 根據文件審核結果,審核組長應與客戶代表溝通文件審核的問題和審核關注點;


2) 根據文件審核結果,確定優先關注的重點場所、關鍵活動和審核時間分配;


3) 評估審核員的能力需求(專業代碼、人員數量),擬定審核計劃;


4) 客戶適用的法律法規、客戶投訴、公眾關注程度較高的熱點事件等。


二、 審核能力的準備

在現場審核實施前,通常會由認證機構安排專業審核員對非專業審核員進行一次專業培訓活動,以幫助其了解客戶的業務過程,提升其審核能力。


我們在培訓策劃時關注下列因素,以利于培訓活動的實施:


1) 識別培訓需求。


培訓需求來源于審核,因此培訓需求與審核任務緊密相關。培訓需求應包括:如何達到審核目標?審核范圍的如何界定?本次審核的內容和重點?審核工作中出現的問題(企業名稱變更、擴大/縮小認證范圍、企業人數增加、終止審核),如何處置?審核工作要求,如抽樣與驗證的規定、如何編寫審核報告?


2) 培訓對象不能僅限于非專業審核員。


專業審核員的專業能力是根據其以往的工作經歷或審核經歷,由機構評價并證實而獲得的。一個專業代碼通常會覆蓋許多類別的產品種類、即使是相同產品,不同的企業也可能會使用不同的制造過程和工藝方法,同時一個專業審核員的工作內容很難會覆蓋一個專業代碼中的某個產品的設計、工藝、質量、生產等不同階段;因此,專業審核員也需要提升專業審核能力。


3) 培訓內容的更新。


在2015版質量管理體系標準中,審核員對于普通條款的審核,也是一個相當挑戰。對于客戶經營環境的復雜、多變和不確定性,我們能否識別和評審客戶經營戰略策劃、制定和實施的有效性;組織的使命、企業文化、風險管理、知識結構、企業創新的合理性和適用性?我們在進行培訓時,我們是否能夠在認知、思維、語言和行動等方面,提出我們的有針對性的培訓需求,希望提高或矯正。


4) 培訓目的實現。


培訓不能完全依賴來自外部組織的培訓活動。興趣是最好的老師。個人能力的提升,是一個長期、一系列地學習、消化、轉化、訓練過程,能力使用技巧、心得還是需要自己反復實踐、揣摩來獲得。把這些經驗和知識,如果分門別類地保存,像一個儲物柜一樣,井然有序,方便存放;當需要的時候,你可以應用或分享;對自己的知識進行管理、實踐、應用和分享,才能提升自己的價值。

5) 網絡培訓效率高。


信息技術的發展,極大地拓展了我們人類的溝通方式。我們不僅利用它用于客戶的遠程審核,還可以用于機構內部人員的網絡培訓。網絡培訓不僅節約了培訓費用,而且網絡培訓不受場地、時間限制,可以讓更多的人員參與進來,這些都是網絡培訓相對于傳統培訓活動所無法比擬的優勢。



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